Deelnemervoorwaarden

Inleiding
“Kamperen doe je Zo” wordt gehouden op het scoutcentrum Rotterdam in Capelle aan den IJssel. De workshops zijn op 25 mei 2025.
Aankomst van de deelnemers kan vanaf vrijdag 23 mei 2025. Vertrek van de deelnemers uiterlijk op zondag 25 mei 2025.

Deelnemers
Inschrijving voor deelname is mogelijk voor leden van Scouting Nederland. Alle (jeugd)deelnemers zijn geregistreerd lid van Scouting Nederland. Voor deelnemers uit het buitenland gelden gelijke voorwaarden. 

1. Algemene voorwaarden
   1. “Kamperen doe je Zo” (is een samenwerkingsverband tussen het Scoutcentrum Rotterdam en de SARR) de organiserende partij en wederpartij voor de deelnemers.
   2. “Kamperen doe je Zo” wordt gehouden op het Scoutcentrum Rotterdam te Capelle aan den IJssel.
   3. Aankomst van de deelnemers vanaf vrijdag 23 mei 2025. Vertrek van de deelnemers uiterlijk op zondag 25 mei 2025.
   4. Deelname geschiedt geheel op eigen risico.
   5. De (kamp)regels van “Kamperen doe je Zo” zijn onlosmakelijk verbonden aan deze deelnemersvoorwaarden. Bij het akkoord gaan met de voorwaarden gaat de deelnemer automatisch akkoord met de kampregels. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers verwacht dat zij zich aan deze kampregels houden. Het organisatieteam behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot uitsluiting van verdere deelname aan het evenement. Deze kampregels worden aan de start van het onderdeel kenbaar gemaakt.
2. Inschrijving
   1. Inschrijving is mogelijk vanaf 1 februari 2025. Zie en lees hiervoor alle informatie op de website van “Kamperen doe je Zo”.
   2. Inschrijving vindt plaats op individuele basis.
   3. Inschrijving vindt plaats door het invullen van het inschrijfformulier, in het inschrijfsysteem Scouts Online van Scouting Nederland. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van alle ingevulde gegevens.
   4. Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het naar waarheid en juistheid invullen van gegevens van het gezondheidsformulier.
   5. Inschrijven betekent dat (de wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer akkoord gaat met deze deelnemersvoorwaarden.
   6. Per omgaande wordt een e-mail verzonden met een bevestiging van de inschrijving.
   7. De uiterste inschrijfdatum is 19 mei 2025.
   8. Minderjarige deelnemers dienen het inschrijfformulier te laten ondertekenen door hun wettelijke vertegenwoordigers.
   9. Wijzigingen in de informatie op het inschrijfformulier dienen direct te worden doorgegeven aan de organisatie.
   10. Per onderdeel geldt een maximaal aantal deelnemers. Zie website voor wijze van inschrijving.
3. Deelnemersbijdrage & betaling
   1. De deelnemersbijdrage verschilt per onderdeel.
   2. Vervoer van deelnemers en /of hun materialen van en naar kamperen doe je zo zijn niet inbegrepen. Deelnemer is hier zelf voor verantwoordelijk om te zorgen op de aangegeven locatie en tijd aanwezig te zijn.
   3. Deelname aan “Kamperen doe je Zo” is inclusief koffie en thee op de zondag.
   4. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor een tent indien nodig, (lees goed de informatie door).
   5. Betaling van de deelnemersbijdrage wordt gedaan via overschrijving, pas na betaling is de inschrijving een feit.
   6. Bij inschrijving dient direct het inschrijfgeld voldaan te worden. 
   7. Bij aanmelding dient de deelnemersbijdrage direct via eigen overschrijving voldaan te worden om de inschrijving compleet te maken. Indien er geen betaling is verricht ontvangt de contactpersoon voor de betaling een email. De betaling dient dan binnen 48 uur te worden voldaan.
   8. Als binnen een termijn van 48 uur geen betaling volgt, volgt eerst een herinnering. Als binnen de in de herinnering genoemde betaaltermijn het bedrag niet ontvangen is, volgt uitsluiting van deelname.
   9. Mocht een deelnemer geen gebruik willen of kunnen maken van een deel van de aangeboden activiteiten of faciliteiten, zonder dat er sprake is van annulering of uitsluiting van de deelname, dan blijft de gehele deelnemersbijdrage verschuldigd.
   10. De deelnemersbijdrage is definitief vastgesteld, afhankelijk van de keuze die je maakt zijn de kosten zichtbaar op de website.
   11. De deelnemer ontvangt geen factuur per post, deze is te downloaden vanuit Scouts Online.
4. Verzekering
   1. Deelnemers dienen zelf voor een reis-, ongevallen- en WA verzekering te zorgen. Verlies van en schade aan materiaal en persoonlijke bagage zijn niet automatisch verzekerd. Voor aansprakelijkheid en ongevallen gaat de organisatie vanuit dat iedere deelnemer hiervoor zelf verzekerd is.
   2. Er wordt vanuit gegaan dat elke Nederlandse deelnemer verzekerd is tegen ziektekosten in Europa. Hiervoor moeten de verzekeringsgegevens bij inschrijving worden ingevuld.
   3. Scouting Nederland noch de organisatie van “Kamperen doe je Zo” kan aansprakelijk worden gehouden voor verlies, schade en/of diefstal aan goederen van deelnemers tijdens “Kamperen doe je Zo”.
   4. Bij annulering wordt er geen deelnemersgeld terugbetaald.
   5. De deelnemer kan eventueel zelf een (doorlopende) annuleringsverzekering afsluiten.
5.  Annulering
   1. Tot en met 10 dagen na inschrijving kan de deelname kosteloos door de deelnemer worden geannuleerd.
   2. Wordt de deelname na 10 dagen na inschrijving door de deelnemer geannuleerd, dan wordt er altijd € 10,- (zegge tien euro) administratiekosten verrekend. Ook wanneer het evenement gratis wordt aangeboden.
   3. Bij annulering is de deelnemer het gehele bedrag verschuldigd en wordt er geen deelnemersgeld terugbetaald, ook bij bijzondere omstandigheden. Het is wel mogelijk een andere vervangende deelnemer op te geven. De deelnemer kan hiervoor contact opnemen met de helpdesk.
   4. Annuleren moet via het inschrijfformulier in Scouts Online. Log hiervoor in op Scouts Online. Ga bij “Mijn Scouting” naar Spel, klik hier op “Mijn inschrijvingen”. Selecteer hier het inschrijfformulier. Bij de deelnamestatus kun je de inschrijving annuleren. Een annuleringsreden is altijd verplicht. Je ontvangt onmiddellijk via de e-mail een bevestiging van je annulering.
   5. Als op basis van een besluit van de organisatie of een buiten de invloed van Scouting gelegen oorzaak de deelname voor aanvang van het evenement geannuleerd wordt, dan wordt de deelnemersbijdrage terugbetaalt, met uitzondering van het reeds genoten deel.
   6. Als het evenement door een buiten de invloed van “Kamperen doe je Zo” gelegen oorzaak (overmacht) wordt afgelast, moet worden verplaatst of niet door kan gaan volgens plan, kan “Kamperen doe je Zo” besluiten het evenement te verplaatsen of (verdere) deelname te annuleren. Indien in een dergelijk geval de overeenkomst wordt beëindigd, zullen reeds betaalde deelnemersgelden worden terugbetaald, met uitzondering van de kosten voor reeds geleverde prestaties die niet ongedaan gemaakt kunnen worden.
   7. Indien de organisatie genoodzaakt is het evenement “Kamperen doe je Zo” te annuleren als gevolg van een pandemie gelden de annuleringsvoorwaarden als vermeld onder artikel 5.
6. Gezondheid
   1. Voeding bestaat uit een normaal voedingspakket met eventueel eenvoudige dieetaanpassingen. Wij raden dieet gebruikers zelf hun eten te regelen.
   2. Zijn de gezondheid van de deelnemer (lichamelijk en/of geestelijk), het gebruik van medicijnen of een speciaal dieet zodanig, dat de organisatie vraagtekens heeft bij deelname aan “Kamperen doe je Zo”, dan kan het organisatieteam de deelnemer van deelname uitsluiten. Wijzigingen in de gezondheidstoestand die van belang kunnen zijn, moeten voorafgaand aan het organisatieteam zijn doorgegeven.
   3. Door met deze deelnemersvoorwaarden akkoord te gaan geeft de (wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer toestemming voor spoedeisende hulp.
7. Overige voorwaarden
   1. De organisatie zal mogelijk gebruik maken van sponsoren. Het is noodzakelijk dat conflicten worden voorkomen door alle sponsoractiviteiten te coördineren via de organisatie. Zowel regels voor sponsoring als regels voor gebruik van logo’s en huisstijl zijn bindend voor alle deelnemers.
   2. De in het formulier gevraagde gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van het evenement. De gegevens worden niet verstrekt aan derden en na afronding van het evenement vernietigd. De gegevens zijn slechts toegankelijk voor de personen die dit voor de uitoefening van hun functie in de organisatie nodig hebben.
   3. Voor communicatie wordt onder andere e-mail gebruikt om de deelnemers van informatie te voorzien over het evenement. De deelnemer gaat akkoord met het ontvangen van berichten op zijn/haar e-mailadres en is verantwoordelijk voor het opnemen van het juiste e-mailadres in Scouts Online.
   4. Elke deelnemer houdt zichzelf zo goed mogelijk op de hoogte van alle informatie over het evenement die via nieuwsbrieven, website, mobiele kanalen etc. wordt verspreid.
   5. Door in te schrijven verleent de deelnemer toestemming aan de organisatie van “Kamperen doe je Zo” om beeldmateriaal dat tijdens “Kamperen doe je Zo” gemaakt wordt vrij te gebruiken voor publicitaire doeleinden. Indien de deelnemer tegen bepaald gebruik bezwaar wil maken, kan dit kenbaar gemaakt worden door een bericht te sturen aan de “Kamperen doe je Zo” Helpdesk. Ouders of wettelijk vertegenwoordigers van deelnemers kunnen via de “Kamperen doe je Zo” Helpdesk een verzoek ter verwijdering van materiaal indienen indien een deelnemer prominent op media, beheerd door “Kamperen doe je Zo”, zichtbaar is en het daar niet mee eens zijn. De media kunnen worden verwijderd of de deelnemer kan onherkenbaar worden gemaakt. Bij bezwaar gebruik beeldmateriaal doorgeven aan de helpdesk, graag locatie beeldmateriaal (website, insta etc), duidelijke omschrijving persoon op de foto en naam deelnemer.
   6. De organisatie kan bij bepaalde gelegenheden het maken van beeldmateriaal door de deelnemer (foto/video) weigeren.
   7. Van de deelnemer wordt verwacht dat hij zich naar behoren gedraagt en zich houdt aan de kampregels van “Kamperen doe je Zo” evenals de gedragscode en regels die gelden binnen Scouting Nederland. De organisatie behoudt zich het recht voor om deelnemers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan “Kamperen doe je Zo”. De kampleiding behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot verwijdering van de betreffende deelnemer(s) van “Kamperen doe je Zo”. Deze deelnemer kan vervolgens geen aanspraak maken op teruggave van de betaalde deelnemersbijdrage. De kampregels kunnen teruggevonden worden in de deelnemersinformatie.
   8. Deelnemers volgen de op het moment van de “Kamperen doe je Zo” geldende corona- en of andere pandemie maatregelen vanuit de Rijksoverheid (bijvoorbeeld het tonen van het Coronatoegangsbewijs en het houden aan de basisregels). De organisatie kan vanuit veiligheidsoverwegingen besluiten aanvullende maatregelen te treffen – naast de geldende wettelijke maatregelen – waaraan de deelnemer zich dient te conformeren, Indien een deelnemer de coronamaatregelen vanuit de Rijksoverheid en/of de organisatie niet volgt dan kan de organisatie besluiten de deelnemer uit te sluiten van verdere deelname aan het evenement zonder restitutie van de deelnemersbijdrage.
      De organisatie communiceert voor aanvang van het evenement de tijdens het evenement geldende maatregelen. Indien van overheidswege gedurende het evenement besloten wordt regels te wijzigingen, wordt dit kenbaar gemaakt aan de deelnemers en geldt dat men ook deze regels dient te volgen.
   9. Mocht uitsluiting door de organisatie plaatsvinden op locatie, dan zijn de extra kosten die daaraan zijn verbonden, bijvoorbeeld een eerdere retourreis, voor rekening van (de wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer.
   10. Prijswijzigingen en publicatiefouten voorbehouden.
   11. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie.
   12. Eventuele klachten over de procedure of het evenement kunnen gericht worden aan [email protected]. In eerste instantie zal de organisatie van “Kamperen doe je Zo” de klacht behandelen. Hiertegen kan bezwaar worden ingediend bij de geschillencommissie of commissie van Beroep van Scouting Nederland via Team 
   13. “Kamperen doe je Zo” Is slechts aansprakelijk voor schade, zoals verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van de deelnemer wanneer dit aantoonbaar te wijten is aan opzet of grove nalatigheid van de organisatie.
   14. Het is deelnemers niet toegestaan indien zij de leeftijd van 18 jaar nog niet te hebben bereikt alcoholische dranken te nuttigen of in het bezit te hebben.
   15. Het is deelnemers niet toegestaan drugs te gebruiken dan wel in bezit te hebben tijdens “Kamperen doe je Zo”.
   16. Roken is alleen toegestaan op de door de organisatie aangegeven locatie, hier kunnen per plaats en onderdeel andere afspraken over gemaakt zijn.
   17. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.